Aujourd’hui le RPA (ou robotic process automation) est de plus en plus employé dans les grandes entreprises mais de quoi s’agit-il exactement et quelles sont les possibilités offertes par ce concept ? Ses domaines d’application sont très nombreux et variés quand on s’y intéresse de plus près : banque (gestion de comptes client), assurances, supply chain (commandes, fournisseurs, clients), retail (maintien des données à jour, enrichissement base de données), mise à jour de GED, vérification/réponse/archivage de mails et bien d’autres activités en fonction des besoins rencontrés. Cependant, il n’est pas toujours judicieux d’en faire usage dans tous les cas et parfois sa combinaison avec d’autres technologies permet d’augmenter significativement son efficacité.
le RPA qu’est-ce c’est ?
L’acronyme RPA signifie en anglais « Robotic Process Automation » dont la traduction la plus proche semble être « l’Automatisation Robotisée de Processus » en français. Le principe consiste à rendre automatique des tâches répétitives, pénibles, nombreuses, chronophages et sans valeurs ajoutées pour un collaborateur. En levant ainsi ces contraintes nous lui permettons de se focaliser uniquement sur des tâches plus intéressantes et nécessitant de réelles compétences.
comment ça marche ?
Les capacités d’un robot ou automate sont très simples, il faut se le représenter comme un utilisateur lambda sur son poste de travail. Il va effectuer des clics, de la saisie de données sur des formulaires, se connecter à des applications web ou installés sur l’ordinateur, de la lecture de données à l’écran ou stockés dans un document mais il est également en mesure de consulter des courriers dans une messagerie afin de réaliser des traitements spécifiques ou alors tout simplement d’y répondre.
éligibilité et limites
Sa mise en œuvre doit être régie par des critères qui fournissent un ROI (Return Of Investment) indiquant l’éligibilité d’un processus à l’automatisation. Exemple de critères : répétitivité, périodicité, stabilité des applications, complexité du processus, etc… La robotisation du processus se basera essentiellement sur des données structurées et des règles de gestion précises ainsi que sur la stabilité des applications qu’elle utilise car toute évolution applicative peut éventuellement entraîner une évolution du robot. La limite du RPA se situe au niveau des actions à exécuter par le robot, si celles-ci ne sont plus bornables par des règles de gestion mais nécessitent une prise de décision en fonction de données non structurées. Dans ce cas de figure, il faudra trouver une autre solution en plus de l’automatisation pour prendre la décision et continuer le traitement du processus, nous verrons par la suite une possibilité permettant de contourner ce genre de problématique.
forces du concept
Un de ses principaux avantages réside dans la possibilité d’interagir avec diverses et multiples applications de différent type : site web, client lourd ou bureautique. Dans votre entreprise, vous avez déjà dû être confronté à une situation où pour atteindre votre but, vous êtes obligés de glaner des informations dans plusieurs applications (les unes dépendants des autres) ou supports documentaires afin de finalement encore effectuer l’ultime saisie dans un formulaire ou une application. Le RPA permet de rendre automatique cette chaîne du début à la fin. Une fois le processus implémenté, il offre également la possibilité d’absorber des pics de charge réguliers (saisonniers) ou évènementiels (COVID-19) car le processus réalisé peut être exécuté par un ou plusieurs robots simultanément et cela de manière très simple et très rapide. En terme d’architecture, l’utilisation du RPA n’entraînera aucune évolution des logiciels existants de votre parc et il s’intègre au sein de votre SI comme une suite de logiciels supplémentaires.
cas d’usage
fraude
Pour constater la fraude, les entreprises effectuent de multiples vérifications afin de la confirmer ou de l’infirmer. Ces vérifications s’avèrent souvent longues, fastidieuses et chronophages en fonction des cas (personne physique ou personne morale). Tout d’abord, le collaborateur rassemble les documents et les informations permettant d’effectuer la vérification puis il les analyse pour confirmation ou non de la fraude. Le RPA permet la constitution du dossier de manière automatique et de laisser la partie nécessitant les compétences d’un expert pour analyser les documents et les informations récupérées.
demande d’installation de matériel BTP
Le processus est basé sur deux applications web, la première est utilisée pour effectuer une demande d’installation par différentes entreprises externes qui déclenche un envoi de mail à une messagerie électronique et la seconde permet d’enregistrer les demandes dans le but de les soumettre à validation. Elles seront acceptées, mises en attente ou refusées en fonction de leur complexité. L’automatisation a consisté à traiter les mails reçus transmis par le site web de demande d’installation. Ensuite, le robot saisit la demande dans le site web de validation et détermine la complexité de la demande. Demande simple, elle est acceptée d’office et le robot demande la fermeture du dossier au site de demande. Demande refusée car elle ne respecte pas les critères d’éligibilité. Demande mise en attente car elle nécessite une analyse par un expert. Dans tous les cas, le robot notifie les interlocuteurs par mail de l’état d’avancement de son dossier que ce soit le demandeur ou l’équipe de validation de dossier.
traitement de commandes
Dans le cas d’un traitement de commande, le robot détecte la réception d’un mail dans la messagerie. Suite à la lecture de la pièce jointe, il crée le fournisseur dans un logiciel dédié puis saisit une ligne de commande en interne. Une fois que la commande a été validée par le service des achats, la commande est finalement saisie sur le site internet du fournisseur.
combinaison technologique
Il a été évoqué plus haut dans l’article une possibilité de contourner la problématique de prise de décision lors d’une automatisation de processus. Lorsque l’on rencontre ce genre de cas, il est indéniable que le RPA à lui seul ne peut pas constituer une solution pour automatiser le traitement du processus. Une alternative s’offre à nous pour malgré tout parvenir à automatiser ce genre de processus : il nous suffit de combiner l’IA (Intelligence Artificielle) et le RPA. De ce fait, quand le RPA a besoin de prendre une décision, il fait appel à l’IA pour savoir quelles sont les actions à mener en fonction de la réponse que celui-ci lui apportera. Mais on peut également imaginer l’inverse, une IA a besoin qu’un traitement soit réalisé et il fait appel à un robot du RPA. Cette combinaison est souvent appelée Smart RPA ou Smart Automation.
quelques logiciels RPA
Voici quelques noms de logiciels d’automatisation les plus répandus sur le marché avec ou sans licence pour ne citer qu’eux : Applications soumises à licence :
- UiPath
- BluePrism
- Automation Anywhere
- Power Automate
- Application open source :
- Taskt
- Robot Framework
- TagUI